Inhoud - Index


Offertes


Verkoop Offerte

Inhoud 

Een nieuwe offerte aanmaken

Een bestaande offerte opvragen

Een offerte verwijderen

Wijzigingen vastleggen

De offerte afdrukken

De offerte e-mailen

Een SMS-bericht versturen

Etiketten afdrukken

Offertegegevens vernieuwen

Instellingen voor offertes aanpassen

Een offerte exporteren naar de agenda van Outlook

Een offerte exporteren naar Word

Offertegegevens exporteren naar Excel

Artikelregels importeren uit Excel

De taal, valutasoort en afdeling van een offerte wijzigen

Acties toevoegen aan een offerte

Een document toevoegen aan een offerte

Het onderdeel afsluiten

Tabbladen

In dit onderdeel bewerkt en print u offertes. Een offerte wordt aangemaakt wanneer een klant verzoekt om een prijsopgave van één of meerdere artikelen. Een offerte wordt vergezeld van een aantal aanvullende gegevens en meestal van een begeleidende tekst die bestaat uit een koptekst en een voettekst.

 

Tabbladen 

Algemeen | Diversen | Gegevens | Offerteregels | Tekst | Acties | Verwijzingen | Inkoopprijzen | Gewicht | Volume | Uren | Notities | Taken | E-mails | Bijlagen

 

Offertes worden ook vaak gebruikt als pro forma faktuur; een niet-definitieve 'faktuur' die naar de klant wordt gestuurd. De artikelen worden doorgaans pas geleverd nadat de klant de pro forma faktuur heeft voldaan.

 

Een nieuwe offerte aanmaken


Met Nieuw maakt u een nieuwe offerte aan. Het programma kent hieraan automatisch een uniek offertenummer toe. Dit nummer kunt u niet wijzigen.

Vervolgens geeft u de gewenste klant op.

 

Een bestaande offerte opvragen


Een bestaande offerte wordt opgevraagd aan de hand van de klantgegevens of aan de hand van het offertenummer. Type de betreffende gegevens in de daartoe bestemde invoervelden en druk op Enter

In geval van het offertenummer toont dit onderdeel vervolgens alle offertes in een apart Zoekvenster. De huidige regel wordt gepositioneerd op de offerte waarvan het nummer begint met de ingetoetste cijfers. 

 

Zoekt u een offerte van een bepaalde klant, klik dan na het opgeven van de gewenste klant op Openen of druk op Ctrl+O. Alle offertes van die klant worden dan getoond in het zoekvenster.

 

Naast het zoeken op offertenummer en klant kan het zoekvenster ook worden geopend op basis van (een gedeelte van) de offerte-omschrijving, het aanvraagnummer van de klant of de offertestatus. Type de omschrijving of het aanvraagnummer in of selecteer een offertestatus en klik vervolgens op de knop Zoeken aan de rechterzijde van het betreffende invoerveld. U kunt bij de omschrijving en het aanvraagnummer gebruik maken van sterretjes om te zoeken op een gedeelte.

 

Met Laatste of Ctrl+L wordt de laatste offerte in het bestand opgevraagd; dit is de offerte met het hoogste nummer. 

 

Met Volgende en Vorige bladert u door de offertes. De volgorde wordt bepaald door het huidige invoerveld. Houd de Alt-toets ingedrukt terwijl u op een knop drukt om expliciet te bladeren op volgorde van offertenummer.

 

U kunt ook offertes opvragen uit het historiebestand. Druk hiertoe eerst op Ctrl+H of selecteer de optie Historiebestanden in het menu. In de statusbalk verschijnt dan 'historie'.

 

Een offerte verwijderen


Een opgeroepen offerte wordt uit het bestand verwijderd met Verwijderen .

Het programma vraagt eerst om een bevestiging. U kunt de offerte voorgoed verwijderen of overbrengen naar de historiebestanden.

 

Wijzigingen vastleggen


Wijzigingen in de huidige offerte worden vastgelegd met Opslaan .

 

De offerte afdrukken


De huidige offerte wordt afgedrukt met Afdrukken of Ctrl+P ( offerte). 

Klik op Afdrukvoorbeeld of druk op Ctrl+F2 voor een voorbeeld op het scherm.

 

De offerte e-mailen


Met E-mail of Shift+Ctrl+E maakt u een e-mailbericht aan voor de huidige offerte. De offerte wordt dan eerst opgeslagen.

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u in Computerinstellingen hebt ingesteld dat deze computer e-mails kan versturen (rechtstreeks of via Outlook).

 

Een SMS-bericht versturen


Met SMS-bericht of Shift+Alt+M maakt u een SMS-bericht aan met gegevens over de offerte. De offerte wordt dan eerst opgeslagen.

Het bericht kunt u vervolgens versturen.

 

Etiketten afdrukken


Met Adresetiket of Ctrl+F3 drukt u een etiket af met de klantgegevens op de huidige offerte ( adresetiket).

Is op de offerte een afleveradres vastgelegd dan drukt u met Afleveradresetiket een adresetiket van het afleveradres af ( adresetiket).

 

In het tabblad Offerteregels drukt u met Shift+Alt+F3 een artikeletiket af voor het artikel van de geselecteerde bonregel.

 

Vanuit hetzelfde tabblad kunt u met Shift+Ctrl+P artikeletiketten afdrukken voor één, meerdere of alle bonregels; het onderdeel Artikeletiketten wordt dan gestart. In het Optievenster bij dit onderdeel geeft u aan of u etiketten wilt aanmaken voor de huidige regel of voor alle (geselecteerde) regels.

 

Offertegegevens vernieuwen


Met Vernieuwen in de knoppenbalk of F5 vraagt u de gegevens van de huidige offerte opnieuw op. U ziet dan in alle tabbladen de actuele gegevens.

Deze functie is niet beschikbaar wanneer er gegevens zijn gewijzigd; u dient de wijzigingen dan eerst op te slaan.

 

Instellingen voor offertes aanpassen


Met Instellingen of Alt+F9 start u Instellingen offertes op.

In dit onderdeel stelt u een aantal zaken in die te maken hebben met de werking van en het omgaan met offertes.

 

Een offerte exporteren naar de agenda van Outlook


Met Agenda of Ctrl+Alt+K plaatst u de huidige offerte als een nieuwe afspraak in de agenda van Microsoft Outlook. De offerte wordt automatisch opgeslagen. 

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u de instelling 'Microsoft Outlook' in Computerinstellingen hebt geactiveerd voor deze computer.

 

Een offerte exporteren naar Word


Met Exporteren naar sjabloon of Ctrl+Alt+T brengt u de inhoud van de huidige offerte over naar een Word-document, aan de hand van een vooraf opgemaakt sjabloon. Dit sjabloon dient u eerst te selecteren.

Zie offerte voor een overzicht van de in een sjabloon te gebruiken bladwijzers.

 

Offertegegevens exporteren naar Excel


Klik op Exporteren om de inhoud van de tabbladen 'Offerteregels', 'Inkoopprijzen', 'Gewicht' en 'Volume' over te brengen naar een Excel werkmap.

Alleen de gegevens in de tabbladen die zichtbaar zijn op het scherm worden geëxporteerd.

 

Artikelregels importeren uit Excel


Met de optie Bonregels importeren in het menu 'Extra' of Ctrl+Alt+O importeert u artikelregels uit een Excelbestand. Er verschijnt een apart venster waarin u het importbestand aangeeft en de kolommen selecteert met de artikelcodes en de aantallen. Artikelcodes die niet voorkomen in het artikelbestand van Order-Direct worden geïmporteerd als een tekstregel met een foutmelding.

 

De taal, valutasoort en afdeling van een offerte wijzigen


Aan iedere offerte worden een taal, valutasoort en afdeling toegekend. Deze worden gewijzigd met de bijbehorende knoppen in de knoppenbalk.

Wanneer u de valutasoort wijzigt worden alle bedragen omgerekend naar de nieuwe valuta met gebruikmaking van de huidige koers zoals ingesteld in de  Valutatabel.

 

Wilt u de in deze offerte gebruikte koers wijzigen, selecteer dan de optie 'Valutakoers wijzigen' in het menu 'Extra' of druk op Alt+6 en geef de gewenste koers in.

 

Acties toevoegen aan een offerte


Met de module Planning maakt u één of meerdere acties aan voor de huidige offerte.

Klik hiertoe op de knop Nieuwe actie in de rechterbovenhoek van het eerste tabblad Algemeen of druk op Ctrl+Alt+A

 

Het tabblad Acties wordt dan geselecteerd met daarin een nieuw aangemaakte actie. U kunt de gegevens van deze actie vervolgens bewerken.

 

In het tabblad 'Acties' worden ook nieuwe acties toegevoegd en bestaande acties verwijderd.

 

Een document toevoegen aan een offerte


Met de module Documentbeheer koppelt u één of meerdere documenten aan de huidige offerte.

Klik hiertoe met de rechtermuis in het offertevenster en selecteer de optie 'Document toevoegen' of druk op Ctrl+Alt+D. Er verschijnt dan een nieuw Venster waarmee u een bronbestand als document toevoegt aan de offerte, voorzien van een omschrijving, een documentgroep en een documentsoort.

 

Dit venster verschijnt automatisch wanneer u een bestand naar het offertevenster sleept, bijvoorbeeld vanuit de Windows Verkenner.

 

Bij de Printeractiviteit Offerte kunt u aangeven dat bij het afdrukken van een offerte naar een (pdf-) bestand het aangemaakte bestand automatisch als document moet worden toegevoegd.

 

Het onderdeel afsluiten


Druk op Esc of klik op Afsluiten om het onderdeel te verlaten.

Mochten er in de offerte wijzigingen zijn aangebracht, dan vraagt het programma of deze alsnog moeten worden opgeslagen.

 

Tabbladen


Hieronder volgt een beschrijving van alle tabbladen van dit onderdeel.

 

Algemeen


Naast het offertenummer en de bijbehorende klant worden bij iedere offerte een aantal andere gegevens vastgelegd zoals een aanvraagnummer en de betaalwijze. Deze gegevens worden ingevoerd en gewijzigd in de daartoe bestemde invoervelden in het tabblad 'Algemeen'. 

 

Voor de meeste van deze velden kunt u lijsten vastleggen van veel voorkomende waarden in Keuzelijsten.

 

Algemene gegevens

 

Kostenplaats: de kostenplaats van de offerte. Bij het selecteren of wijzigen van een afdeling of filiaal wordt automatisch de bijbehorende kostenplaats ingevuld. Naderhand kunt u de kostenplaats hier desgewenst wijzigen.

 

Aanvraaggegevens

 

Ter attentie van: de contactpersoon van de klant of prospect aan wie de offerte gericht is.

 

Aangevraagd op: de datum waarop de offerte door de klant of prospect is aangevraagd.

 

Aangevraagd door: de contactpersoon van de klant of prospect die de offerte heeft aangevraagd. Dit kan een andere persoon zijn dan degene aan wie de offerte is gericht.

 

Aanvraagnummer: het eigen nummer van de aanvrager van de offerte. In Instellingen orderbevestigingen geeft u aan of dit nummer moet worden overgenomen als ordernummer van de klant op de aan te maken orderbevestiging.

 

Uiterlijk aanbieden op: de datum waarop de offerte uiterlijk aan de aanvrager moet zijn verstuurd. Dit datumveld is alleen zichtbaar wanneer de gelijknamige Offerte-instelling is geactiveerd.

 

Levering

 

Levering: activeer dit selectievakje om een datum van levering in te voeren.

 

Levertijd: een omschrijving van de levertijd.

 

Leveringswijze: de geplande manier van uitleveren.

 

Betaling

 

Betaalwijze: de afgesproken betaalwijze. 

 

Betalingstermijn: de afgesproken betalingstermijn in dagen, mits er geen sprake is van een contante betaalwijze.

 

Wordt van de offerte een orderbevestiging of een faktuur aangemaakt, dan worden deze betalingsgegevens overgenomen op de nieuwe bon.

 

Status

 

Aan een offerte kan een status worden toegekend; zo kunt u in één oogopslag zien of de offerte reeds verstuurd is, of de offerte nog actueel is, etc. De status van een offerte kan in de loop van de tijd dan ook veranderen. De lijst van statusomschrijvingen wordt vastgelegd in Instellingen offertes. In dit onderdeel kunt u ook een standaard status selecteren die wordt toegekend aan alle nieuwe offertes.

 

U kunt aan een offerte een scoringskans in procenten toekennen. Activeer deze optie in Instellingen offertes; hier kunt u ook een standaard percentage opgeven dat wordt gebruikt op nieuwe offertes.

 

Diversen


 

Instellingen

 

Geldigheidsduur: u kunt bij iedere offerte een geldigheidsduur in dagen opgeven. In Instellingen offertes stelt u de standaard periode in. Hier kan ook een uiterlijke geldigheidsdatum worden opgegeven. In het tabblad 'Afdrukken' van Instellingen offertes geeft u aan of de geldigheidsduur als een periode (aantal dagen) of als een datum op offertes moet worden afgedrukt.

 

Pro Forma faktuur: met dit selectievakje geeft u aan dat de offerte als pro forma faktuur moet worden gebruikt. In dat geval worden onderaan de offerte de totaalbedragen exclusief en inclusief BTW, en de BTW-bedragen afgedrukt, net zoals bij een 'echte' faktuur. Pro forma fakturen worden gebruikt om de klant alvast een rekening te kunnen sturen voordat de door de klant bestelde artikelen daadwerkelijk geleverd worden.

 

Afleveradres: met dit selectievakje kunt u alvast een afwijkend adres opgeven waar de artikelen geleverd dienen te worden. Er verschijnen dan een aantal velden waarin u een bestaand relatienummer kunt ingeven. U kunt ook het 'speciale' relatienummer 00001 opgeven; u vult de adresgegevens dan vervolgens zelf in. Dubbelklik met de muis op het naam-, adres-, postcode of plaatsnaamveld om aanvullende adresgegevens in te voeren. Wordt van deze offerte een orderbevestiging aangemaakt, dan wordt het afleveradres overgenomen op de orderbevestiging.

 

In het afleveradres kunt u ook een contactpersoon invullen of selecteren.

 

Rechtstreeks faktureren aan klant: geeft aan dat de offerte uiteindelijk moet worden gefaktureerd aan de klant op de offerte. Een afwijkend faktuuradres zoals eventueel vastgelegd bij een bedrijfssoort van de klant wordt dan genegeerd. Dit selectievakje is alleen beschikbaar wanneer de optie 'Uit te sluiten bij faktureren' in Instellingen relaties is geactiveerd.

 

Afdrukken

 

Prijzen: geeft aan of de stuksprijzen en de regeltotalen op de offerte moeten worden afgedrukt. Wanneer u deze optie uitschakelt, dan worden alleen de aantallen, artikelcodes of -nummers, omschrijvingen en opmerkingen afgedrukt.

 

Bruto prijzen: geeft aan dat op de offerte de bruto prijzen, dus zonder korting, moeten worden afgedrukt. Als korting wordt dan 'netto' gebruikt. Deze instelling is ook van toepassing op e-mails.

 

Kortingskolom: geeft aan of de kolom met kortingen op de offerte moet worden afgedrukt. 

 

Tekst: geeft aan of de kop- en voettekst met eventuele aanhef op de offerte moeten worden afgedrukt.

 

Handtekening klant: activeer dit selectievakje om de klant diens handtekening te laten plaatsen op de afdruk van de offerte. Hiervoor wordt dan de speciale printertekst 'Handtekening klant op offertes' toegepast; gebruik deze Printertekst voor de opmaak van de ruimte voor de handtekening en eventuele andere gevens zoals de naam en de datum.

 

Offerteregels: geeft aan of de artikel- en opmerkingsregels op de offerte moeten worden afgedrukt.

 

Verkoopinformatie: geeft aan of de verkoopinformatie bij de artikelregels moet worden afgedrukt op de offerte. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de Artikelinstelling 'Verkoopinformatie' actief is.

 

Afbeeldingen: geeft aan of de afbeeldingen bij de artikelen daadwerkelijk moeten worden afgedrukt als de bijbehorende kolom actief is. 

 

Totaalbedrag: geeft aan of onderaan de offerte het totaalbedrag moet worden afgedrukt. Deze optie is alleen van toepassing wanneer er geen BTW-bedragen moeten worden afgedrukt en wanneer er geen sprake is van een pro forma faktuur.

 

Voettekst op nieuwe pagina: geeft aan of de voettekst op een nieuwe pagina van de offerte moet worden afgedrukt, of direct onder de offerteregels moet beginnen.

 

Aantal pagina's: geeft aan dat Order-Direct bij het opmaken van de afdruk van tevoren rekening moet houden met een vast aantal pagina's. Deze instelling hoeft slechts bij hoge uitzondering te worden gebruikt bij offertes met meerdere pagina's en verschillende printerteksten wanneer het voor het programma niet meer mogelijk blijkt om het exacte aantal pagina's te bepalen.

 

Machine

 

In de module 'Machines en onderhoud' kan in dit tabblad een machine aan de offerte worden gekoppeld. Hiertoe verschijnt een invoerveld 'machinenummer'. Deze functie dient te zijn geactiveerd in Instellingen machines. De gegevens van de machine worden bovenaan de offerte afgedrukt, mits deze gegevens zijn ingevuld en de bijbehorende printerbegrippen zijn geactiveerd.

 

Gegevens


Dit tabblad is alleen zichtbaar in de module 'Vrije velden: verkoopbonnen'.

 

In dit tabblad vult u de vrije veldwaarden in voor een bepaalde veldsoort. Selecteer eerst de gewenste veldsoort met de keuzelijst linksboven in het tabblad.

 

Offerteregels


In het tabblad 'Offerteregels' geeft u de artikelen en opmerkingsregels in.

 

In het tabblad 'Offerteregels' geeft u de artikelen en eventuele opmerkingsregels in. Van ieder artikel worden het aantal stuks, de code, bestelnummer en omschrijving, en de prijs en korting bijgehouden. De prijs en de korting worden berekend door het systeem, aan de hand van de adviesprijs en eventuele aktieprijs, kortingsgroepen en prijsafspraken, maar u kunt deze naderhand handmatig wijzigen. In geval van een opmerking kunt u gebruik maken van een keuzelijst.

 

Is de module 'Externe bestanden' actief dan kunt u artikelen opvragen uit één van de externe artikeltabellen. Klik op Extern bestand of druk op Shift+Ctrl+F2. Er verschijnt een keuzevenster waarin u het gewenste bestand selecteert. Bij het scannen van een barcode zoekt Order-Direct alleen in het geselecteerde externe bestand naar het bijbehorende artikel.

 

Gebruik Ctrl+Enter, Ctrl+Ins en Ctrl+Del om een artikel of opmerking respectievelijk toe te voegen, tussen te voegen en te verwijderen. Met Shift+Ctrl+Enter dupliceert u een regel.

 

U kunt meerdere regels in één keer verwijderen door deze regels te markeren, als volgt: houd Ctrl ingedrukt terwijl u met de muis op de gewenste regels klikt. Deze regels worden dan gemarkeerd. U kunt meerdere aaneengesloten regels markeren met de pijltoetsen Omhoog of Omlaag terwijl u Shift ingedrukt houdt. Met Ctrl+Del worden de gemarkeerde regels verwijderd.

 

Ook het dupliceren van regels met Shift+Ctrl+Enter kan worden uitgevoerd op gemarkeerde regels.

 

Klik op Omhoog en Omlaag of druk op Shift+Ctrl+Omhoog en Shift+Ctrl+Omlaag om de huidige offerteregel naar boven respectievelijk beneden te verplaatsen.

 

Druk op Shift+Enter om aan te geven dat een regel op een nieuwe pagina moet worden afgedrukt. Dit wordt aangegeven met een horizontale stippellijn. Druk nogmaals op Shift+Enter om de markering weer op te heffen.

 

Met Sorteren of Ctrl+Alt+S kunt u de volgorde van de regels op de bon aanpassen. Hierbij worden de bonregels per groep gesorteerd. Een lege regel fungeert als scheiding tussen twee groepen. De volgorde van de groepen blijft gehandhaafd, alleen de regels binnen een groep worden gesorteerd. Bij gebruik van deze functie verschijnt een apart venster, waarin u aangeeft waarop u wilt sorteren (bijvoorbeeld op artikelcode), welke samenhang er is tussen tekstregels en een artikelregel, en of u oplopend of aflopend wilt sorteren.

 

Is op de huidige offerteregel een prijsafspraak van toepassing dan wordt dit aangegeven met de knop Naar prijsafspraak bovenin het tabblad. Klik op de knop of druk op Shift+Ctrl+Alt+F om de prijsafspraak te selecteren; bij de klant in Relatie bewerken of bij een bedrijfssoort in Prijsafspraken bewerken in serie.

 

Gebruikt u artikelaccessoires dan kunt u het tonen van de accessoires bij een artikel uit- en aanzetten met Accessoires tonen/verbergen . Deze instelling wordt bewaard per gebruiker. Is de instelling actief én staan er op de offerte één of meerdere artikelen met accessoires, dan worden deze accessoires getoond in een lijst onderin het tabblad. In deze lijst kunt u accessoire-artikelen selecteren en ze met Accessoires toevoegen op bon toevoegen op de offerte, direct onder het hoofdartikel.

 

Met Machine of Shift+Alt+M maakt u een nieuwe machine aan met gebruikmaking van de gegevens van de machine die als standaardmachine is gekoppeld aan het artikel op de offerteregel. Als aanmaakdatum van de nieuwe machine wordt de systeemdatum ingevuld.

 

Met Bestellen of F9 plaatst u een losse bestelling van het huidige artikel in Bestellingen plaatsen. Druk op Shift+Ctrl+F9 of houdt de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u op Bestellen klikt om bestellingen te plaatsen van alle artikelen op de offerte.

 

Met Prijzen inclusief/exclusief BTW of Shift+Ctrl+X toont het programma de regel- en totaalbedragen inclusief dan wel exclusief BTW. Deze knop is alleen beschikbaar wanneer de gebruikersinstelling 'BTW-instelling aanpasbaar' actief is.

 

Met Prijzen aanpassen of Shift+F5 past u de prijzen en kortingen op de offerte aan. Hiervoor zijn verschillende opties beschikbaar.

 

Druk op Shift+Ctrl+I om het venster Inkoop- en verrekenprijzen op te roepen.

 

Met Leveranciergegevens of Shift+F9 roept u het venster Inkoopprijs en leverancier op om de inkoopprijs en/of leverancier bij een X-code of nulcode in te stellen. U kunt met deze toetscombinatie ook de inkoopprijs en leverancier van een reguliere artikelcode wijzigen.

 

Druk op Shift+Ctrl+P om etiketten af te drukken van de artikelen op de offerte. Artikeletiketten wordt dan opgestart. De klantgegevens en de aantallen op de offerte worden overgenomen.

 

Met Shift+Ctrl+L kan een lijst worden samengesteld van de artikelen op de offerte, in Artikellijsten.

 

Wanneer u wijzigingen wilt aanbrengen in één of meerdere artikelen op de offerte, druk dan op Shift+Ctrl+W om Artikelen bewerken in serie op te starten. Na het opslaan van de in dit onderdeel gemaakte wijzigingen worden deze meteen zichtbaar in de offerte.

 

Wilt u verzendkosten op de offerte plaatsen, druk dan op Shift+Ctrl+F. Er verschijnt dan een apart invoervenster waarin u een basisbedrag, een totaalgewicht, en een meerprijs per gewichtseenheid (kg of gram) kunt opgeven. Het programma berekent dan de verzendkosten. Klik op OK of druk op F4 om dit bedrag over te nemen op de offerte, bij het speciale artikel 'verzendkosten', zoals ingesteld in Artikelinstellingen.

 

Gebruikt u prijssoorten en is de Artikelinstelling 'Op verkoopbonnen' actief, dan selecteert u bovenin dit tabblad de gewenste prijssoort. De prijzen van alle artikelen op de offerte worden bepaald volgens deze prijssoort. Voert u een klant in op de offerte, dan wordt diens prijssoort automatisch geselecteerd.

 

Tekst


 

De offertetekst bestaat uit een kop- en een voettekst. U kunt het lettertype en de lettergrootte van de tekst instellen. In het eerste invoerveld boven in dit tabblad kunt u een aanhef opgeven, zoals 'Geachte heer' en 'Geachte mevrouw'.

 

Druk op Shift+Ctrl+O of klik op Bontekst om een eerder vastgelegde bontekst te gebruiken. In een Opvraagvenster vraagt u dan de gewenste bontekst op.

 

De tekst van de huidige offerte kunt u bewaren als een nieuwe standaard bontekst voor gebruik in andere offertes. Druk hiertoe op Shift+Ctrl+S of klik op Opslaan als tekst . Standaard bonteksten worden gewijzigd in Bonteksten.

 

In de offertetekst kunt u indicatoren gebruiken voor bepaalde variabele gegevens zoals het klantnummer en het onderwerp. Een lijst van de beschikbare indicatoren vindt u hier.

 

In Programma-instellingen kunt u een standaard bontekst selecteren voor gebruik in iedere nieuwe offerte.

 

Acties


In dit tabblad maakt u nieuwe acties aan voor de offerte en bewerkt u de gegevens van bestaande acties.

 

Met Actie toevoegen of Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan. Met Actie tussenvoegen op Ctrl+Ins voegt u een nieuwe actie tussen op de huidige positie in de lijst.

 

Met Actie verwijderen of Ctrl+Del verwijdert u de huidige actie.

 

Klik op een actie in de lijst om de actiegegevens te bekijken. U kunt de gegevens vervolgens bewerken in het deelvenster aan de rechterzijde.

 

Verwijzingen


 

Dit tabblad toont de verwijzingen van de huidige offerte naar andere bonnen. Wanneer de offerte bijvoorbeeld gebruikt is op een orderbevestiging dan toont het veld 'Ordernummer' het nummer van die orderbevestiging.

 

Vanuit dit tabblad kunt u ook een nieuwe brief, verkoop- of reparatiebon aanmaken met de gegevens van de huidige offerte. Het aantal brieven dat u aan een offerte kunt koppelen is onbeperkt. Per offerte kan ten hoogste één type verkoopbon worden aangemaakt, een orderbevestiging, verzendbon of faktuur. Daarnaast kan voor de huidige offerte een nieuwe reparatiebon worden aangemaakt.

 

Klik op Orderbevestiging of druk op F4 wanneer u een nieuwe orderbevestiging wilt aanmaken met de gegevens van de huidige offerte. Met Verzendbon (Shift+Ctrl+F4) maakt u een nieuwe verzendbon aan en met Faktuur (Ctrl+Alt+F4) een nieuwe faktuur.

 

Klik op Reparatiebon of druk op Shift+F4 om een nieuwe reparatiebon aan te maken met de gegevens van de huidige offerte. U krijgt hierbij de gelegenheid om de eventuele koptekst en/of voettekst van de offerte over te nemen.

 

Brieven

 

Toont alle met de huidige offerte gekoppelde brieven. Dubbelkik op een regel om de Brief te openen.

 

Met Brief of Shift+Alt+F4 maakt u een nieuwe brief aan die automatisch gekoppeld wordt aan de huidige offerte. De relatie op de brief hoeft niet dezelfde te zijn als de relatie op de offerte.

 

Inkoopprijzen


Dit tabblad toont de inkoopprijzen en -totalen met eventuele verrekenprijzen van de artikelen op de offerte.

 

Gewicht


In dit tabblad wordt van ieder artikel op de offerte het gewicht getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale gewicht van alle artikelen op de bon vermeld.

Dit tabblad verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het gewicht van artikelen te registreren (in Artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de offerte het gewicht is ingevuld.

 

Volume


In dit tabblad wordt van ieder artikel het volume getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale volume (in kubieke meters) van alle artikelen op de offerte vermeld. 

Dit tabblad verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het volume van artikelen te registreren in Artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de bon het volume is ingevuld.

 

Uren


Is de module 'Urenregistratie' actief en zijn aan de huidige offerte één of meer boekingen gekoppeld, dan worden de boekingen getoond in dit tabblad. 

Dubbelklik op een boeking om deze te openen in Urenregistratie.

 

Notities


Een notitie kan aan een offerte worden gekoppeld. Dit tabblad toont alle notities die gekoppeld zijn aan de huidige offerte, in omgekeerd chronologische volgorde van aanmaak. Zo verkrijgt u een overzicht van de zaken die spelen of speelden met betrekking tot de huidige offerte. Het tabblad is alleen zichtbaar wanneer de module 'Notities en taken' actief is én er notities aan deze offerte gekoppeld zijn. 

Dubbelklik op een regel om de Notitie te openen. Klik op Alleen openstaande notities om alleen de notities te zien die nog niet afgehandeld zijn. Met Overzicht notities roept u het Overzicht van alle aan deze offerte gekoppelde notities op.

 

Maak een nieuwe notitie aan bij de huidige offerte door in de knoppenbalk op Notitie te klikken of op Shift+Ctrl+T te drukken.

 

Taken


Ook taken kunnen worden gekoppeld aan een offerte. Dit tabblad toont alle taken die gekoppeld zijn aan de huidige offerte, in omgekeerd chronologische volgorde van de geplande aanvang. Het tabblad is alleen zichtbaar wanneer u beschikt over de module 'Notities en taken' en er taken aan de huidige offerte gekoppeld zijn. 

Dubbelklik op een regel om de Taak te openen.

 

Klik op Alleen onvoltooide taken om alleen de taken te zien die nog niet voltooid zijn. Met Overzicht taken roept u het Overzicht van alle aan deze offerte gekoppelde taken op.

 

U maakt een nieuwe taak aan bij de huidige offerte door in dit onderdeel op Taak te klikken of op Ctrl+Alt+T te drukken.

 

E-mails


Beschikt u over de module 'CRM' en zijn aan de huidige offerte één of meer e-mails gekoppeld, dan toont dit tabblad alle e-mails bij de offerte. Het tabblad is niet beschikbaar in dBase-bestandensets.

U koppelt een e-mailbericht aan de offerte door het bericht vanuit het tabblad 'E-mails' in Relatie bekijken naar het eerste tabblad 'Algemeen' of naar dit tabblad te slepen met de muis.

 

Om de inhoud van een e-mailbericht te zien klikt u op de bijbehorende regel. De inhoud wordt dan onderin het tabblad getoond. Mocht het bericht inmiddels verwijderd zijn in Outlook, dan toont het programma hier een foutmelding. 

 

Zijn aan het geselecteerde e-mailbericht één of meer bijlagen gekoppeld, dan worden de bestandsnamen van deze bijlagen bovenaan het inhoudsvenster getoond. Bij iedere bestandsnaam wordt met een afbeelding aangegeven wat voor soort bijlage het betreft. Klik op de bestandsnaam om de inhoud van het bestand te laten tonen in het onderste venster. Klik op 'Bericht' om hier weer de inhoud van de e-mail te laten tonen.

 

Na het selecteren van een bijlage bij een e-mail kan deze bijlage worden opgeslagen naar een bestand met Bijlage opslaan of Shift+Ctrl+S.

 

Met de knop Notitie aanmaken of Shift+Ctrl+T maakt u een nieuwe notitie aan voor de offerte waarbij het geselecteerde e-mailbericht aan de nieuwe notitie wordt gekoppeld.

 

Klik op Taak aanmaken of druk op Ctrl+Alt+T om een nieuwe taak aan te maken voor de offerte en hier de geselecteerde e-mail aan te koppelen.

 

Met E-mail verwijderen uit de lijst aan de rechterzijde van het tabblad of met Shift+Del maakt u de koppeling tussen het geselecteerde e-mailbericht en de huidige offerte ongedaan. Het e-mailbericht zelf wordt niet verwijderd.

 

Bijlagen


Beschikt u over de module 'Bijlagen' en zijn bij de huidige offerte één of meer bijlagen vastgelegd, dan toont dit tabblad een lijst van deze bijlagen.

Bijlagen worden aangemaakt in Bijlagen bewerken met Bijlagen in de knoppenbalk

 

Van iedere bijlage worden de omschrijving, het type bestand en de invoerdatum getoond. Ook wordt aangegeven of een bijlage standaard wordt opgenomen in e-mails van de offerte. Een rode regelkleur geeft aan dat het bijbehorende bestand niet kon worden gevonden.

 

Open een bijlage door op de bijbehorende regel in het overzicht te dubbelklikken met de muis.

 

Met het invoerveld linksboven in het tabblad zoekt u naar een bepaald gedeelte in de omschrijving van de bijlagen; type de zoektekst in en klik op Vernieuwen of druk op F5. Het programma toont dan alleen die bijlagen bij de offerte waarbij de zoektekst voorkomt in de omschrijving.

 

U kunt een e-mailbericht aanmaken met de thans geselecteerde bijlage als 'attachment'. Klik hiertoe op E-mail aanmaken . Deze voorziening is alleen beschikbaar wanneer de instelling 'Versturen via Outlook' is geactiveerd in Computerinstellingen

 

Wilt u een e-mailbericht aanmaken met meerdere bijlagen als 'attachments', klik dan eerst op Bijlagen selecteren . Selecteer de gewenste bijlagen met de selectievakjes aan het begin van iedere regel. Klik vervolgens op op E-mail aanmaken om de e-mail aan te maken.

 

Met de knop Inhoud tonen aan de onderzijde van het tabblad schakelt u het tonen van de inhoud van bijlagen in en uit. Is deze optie actief, dan kunt u de inhoud van iedere bijlage laten tonen door op de bijlage te klikken in het overzicht.