Inhoud - Index


Offertes


Verkoop Offerte

Inhoud 

Een nieuwe offerte aanmaken

Een bestaande offerte opvragen

Een offerte verwijderen

Wijzigingen vastleggen

De offerte afdrukken

De offerte e-mailen

Een SMS-bericht versturen

Etiketten afdrukken

Offertegegevens vernieuwen

Instellingen voor offertes aanpassen

Een offerte exporteren naar de agenda van Outlook

Een offerte exporteren naar Word

Offertegegevens exporteren naar Excel

Artikelregels importeren uit Excel

De taal, valutasoort en afdeling van een offerte wijzigen

Acties toevoegen aan een offerte

Een document toevoegen aan een offerte

Het onderdeel afsluiten

Tabbladen

 

In dit onderdeel bewerkt en print u offertes. Een offerte wordt aangemaakt wanneer een klant verzoekt om een prijsopgave van één of meerdere artikelen. Een offerte wordt vergezeld van een aantal aanvullende gegevens en meestal van een begeleidende tekst die bestaat uit een koptekst en een voettekst.

 

Tabbladen 

Algemeen | Diversen | Gegevens | Offerteregels | Tekst | Acties | Verwijzingen | Inkoopprijzen | Gewicht | Volume | Uren | Notities | Taken | E-mails | Bijlagen

 

Offertes worden ook vaak gebruikt als pro forma faktuur; een niet-definitieve 'faktuur' die naar de klant wordt gestuurd. De artikelen worden doorgaans pas geleverd nadat de klant de pro forma faktuur heeft voldaan.

 

 

Een nieuwe offerte aanmaken

 

Met Nieuw maakt u een nieuwe offerte aan. Het programma kent hieraan automatisch een uniek offertenummer toe. Dit nummer kunt u niet wijzigen.

 

Vervolgens geeft u de gewenste klant op.

 

 

Een bestaande offerte opvragen

 

Een bestaande offerte wordt opgevraagd aan de hand van de klantgegevens of aan de hand van het offertenummer. Type de betreffende gegevens in de daartoe bestemde invoervelden en druk op Enter

In geval van het offertenummer toont dit onderdeel vervolgens alle offertes in een apart Zoekvenster. De huidige regel wordt gepositioneerd op de offerte waarvan het nummer begint met de ingetoetste cijfers. 

 

Zoekt u een offerte van een bepaalde klant, klik dan na het opgeven van de gewenste klant op Openen of druk op Ctrl+O. Alle offertes van die klant worden dan getoond in het zoekvenster.

 

Naast het zoeken op offertenummer en klant kan het zoekvenster ook worden geopend op basis van (een gedeelte van) de offerte-omschrijving, het aanvraagnummer van de klant of de offertestatus. Type de omschrijving of het aanvraagnummer in of selecteer een offertestatus en klik vervolgens op de knop Zoeken aan de rechterzijde van het betreffende invoerveld. U kunt bij de omschrijving en het aanvraagnummer gebruik maken van sterretjes om te zoeken op een gedeelte.

 

Met Laatste of Ctrl+L wordt de laatste offerte in het bestand opgevraagd; dit is de offerte met het hoogste nummer. 

 

Met Volgende en Vorige bladert u door de offertes. De volgorde wordt bepaald door het huidige invoerveld. Houd de Alt-toets ingedrukt terwijl u op een knop drukt om expliciet te bladeren op volgorde van offertenummer.

 

U kunt ook offertes opvragen uit het historiebestand. Druk hiertoe eerst op Ctrl+H of selecteer de optie Historiebestanden in het menu. In de statusbalk verschijnt dan 'historie'.

 

 

Een offerte verwijderen

 

Een opgeroepen offerte wordt uit het bestand verwijderd met Verwijderen .

 

Het programma vraagt eerst om een bevestiging. U kunt de offerte voorgoed verwijderen of overbrengen naar de historiebestanden.

 

 

Wijzigingen vastleggen

 

Wijzigingen in de huidige offerte worden vastgelegd met Opslaan .

 

 

De offerte afdrukken

 

De huidige offerte wordt afgedrukt met Afdrukken of Ctrl+P ( offerte). 

 

Klik op Afdrukvoorbeeld of druk op Ctrl+F2 voor een voorbeeld op het scherm.

 

 

De offerte e-mailen

 

Met E-mailen of Shift+Ctrl+E maakt u een e-mailbericht aan voor de huidige offerte. De offerte wordt dan eerst opgeslagen.

 

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u in Computerinstellingen hebt ingesteld dat deze computer e-mails kan versturen (rechtstreeks of via Outlook).

 

Heeft u in Printerinstellingen de optie 'Bonnen rechtstreeks afdrukken met e-mailknop' geactiveerd dan wordt de offerte afgedrukt naar een (pdf-) bestand en wordt hiervan meteen een e-mailbericht aangemaakt zonder dat het afdrukvenster verschijnt.

 

 

Een SMS-bericht versturen

 

Met SMS-bericht of Shift+Alt+M maakt u een SMS-bericht aan met gegevens over de offerte. De offerte wordt dan eerst opgeslagen.

 

Het bericht kunt u vervolgens versturen.

 

 

Etiketten afdrukken

 

Met Adresetiket of Ctrl+F3 drukt u een etiket af met de klantgegevens op de huidige offerte ( adresetiket).

 

Is op de offerte een afleveradres vastgelegd dan drukt u met Afleveradresetiket een adresetiket van het afleveradres af ( adresetiket).

 

In het tabblad Offerteregels drukt u met Shift+Alt+F3 een artikeletiket af voor het artikel van de geselecteerde bonregel.

 

Vanuit hetzelfde tabblad kunt u met Shift+Ctrl+P artikeletiketten afdrukken voor één, meerdere of alle bonregels; het onderdeel Artikeletiketten wordt dan gestart. In het Optievenster bij dit onderdeel geeft u aan of u etiketten wilt aanmaken voor de huidige regel of voor alle (geselecteerde) regels.

 

 

Offertegegevens vernieuwen

 

Met Vernieuwen in de knoppenbalk of F5 vraagt u de gegevens van de huidige offerte opnieuw op. U ziet dan in alle tabbladen de actuele gegevens.

 

Deze functie is niet beschikbaar wanneer er gegevens zijn gewijzigd; u dient de wijzigingen dan eerst op te slaan.

 

 

Instellingen voor offertes aanpassen

 

Met Instellingen of Alt+F9 start u Instellingen offertes op.

 

In dit onderdeel stelt u een aantal zaken in die te maken hebben met de werking van en het omgaan met offertes.

 

 

Een offerte exporteren naar de agenda van Outlook

 

Met Agenda of Ctrl+Alt+K plaatst u de huidige offerte als een nieuwe afspraak in de agenda van Microsoft Outlook. De offerte wordt automatisch opgeslagen. 

 

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u de instelling 'Microsoft Outlook' in Computerinstellingen hebt geactiveerd voor deze computer.

 

 

Een offerte exporteren naar Word

 

Met Exporteren naar sjabloon of Ctrl+Alt+T brengt u de inhoud van de huidige offerte over naar een Word-document, aan de hand van een vooraf opgemaakt sjabloon. Dit sjabloon dient u eerst te selecteren.

 

Zie offerte voor een overzicht van de in een sjabloon te gebruiken bladwijzers.

 

 

Offertegegevens exporteren naar Excel

 

Klik op Exporteren om de inhoud van de tabbladen 'Offerteregels', 'Inkoopprijzen', 'Gewicht' en 'Volume' over te brengen naar een Excel werkmap.

 

Alleen de gegevens in de tabbladen die zichtbaar zijn op het scherm worden geëxporteerd.

 

 

Artikelregels importeren uit Excel

 

Met de optie Bonregels importeren in het menu 'Extra' of Ctrl+Alt+O importeert u artikelregels uit een Excelbestand. Er verschijnt een apart venster waarin u het importbestand aangeeft en de kolommen selecteert met de artikelcodes en de aantallen. Artikelcodes die niet voorkomen in het artikelbestand van Order-Direct worden geïmporteerd als een tekstregel met een foutmelding.

 

 

De taal, valutasoort en afdeling van een offerte wijzigen

 

Aan iedere offerte worden een taal, valutasoort en afdeling toegekend. Deze worden gewijzigd met de bijbehorende knoppen in de knoppenbalk.

 

Wanneer u de valutasoort wijzigt worden alle bedragen omgerekend naar de nieuwe valuta met gebruikmaking van de huidige koers zoals ingesteld in de  Valutatabel.

 

Wilt u de in deze offerte gebruikte koers wijzigen, selecteer dan de optie 'Valutakoers wijzigen' in het menu 'Extra' of druk op Alt+6 en geef de gewenste koers in.

 

 

Acties toevoegen aan een offerte

 

Met de module Planning maakt u één of meerdere acties aan voor de huidige offerte.

 

Klik hiertoe op de knop Nieuwe actie in de rechterbovenhoek van het eerste tabblad Algemeen of druk op Ctrl+Alt+A

 

Het tabblad Acties wordt dan geselecteerd met daarin een nieuw aangemaakte actie. U kunt de gegevens van deze actie vervolgens bewerken.

 

In het tabblad 'Acties' worden ook nieuwe acties toegevoegd en bestaande acties verwijderd.

 

 

Een document toevoegen aan een offerte

 

Met de module Documentbeheer koppelt u één of meerdere documenten aan de huidige offerte.

 

Klik hiertoe met de rechtermuis in het offertevenster en selecteer de optie 'Document toevoegen' of druk op Ctrl+Alt+D. Er verschijnt dan een nieuw Venster waarmee u een bronbestand als document toevoegt aan de offerte, voorzien van een omschrijving, een documentgroep en een documentsoort.

 

Dit venster verschijnt automatisch wanneer u een bestand naar het offertevenster sleept, bijvoorbeeld vanuit de Windows Verkenner.

 

Bij de Printeractiviteit Offerte kunt u aangeven dat bij het afdrukken van een offerte naar een (pdf-) bestand het aangemaakte bestand automatisch als document moet worden toegevoegd.

 

 

Het onderdeel afsluiten

 

Druk op Esc of klik op Afsluiten om het onderdeel te verlaten.

 

Mochten er in de offerte wijzigingen zijn aangebracht, dan vraagt het programma of deze alsnog moeten worden opgeslagen.

 

 

Tabbladen

 

Het onderdeel heeft meerdere tabbladen:

 

Algemeen

 

 

Diversen

 

 

Gegevens

 

 

Offerteregels

 

 

Tekst

 

 

Acties

 

 

Verwijzingen

 

 

 

Inkoopprijzen

 

Dit tabblad toont de inkoopprijzen en -totalen met eventuele verrekenprijzen van de artikelen op de offerte.

 

 

Gewicht

 

In dit tabblad wordt van ieder artikel op de offerte het gewicht getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale gewicht van alle artikelen op de bon vermeld.

 

Dit tabblad verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het gewicht van artikelen te registreren (in Artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de offerte het gewicht is ingevuld.

 

 

Volume

 

In dit tabblad wordt van ieder artikel het volume getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale volume (in kubieke meters) van alle artikelen op de offerte vermeld. 

 

Dit tabblad verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het volume van artikelen te registreren in Artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de bon het volume is ingevuld.

 

 

Uren

 

Is de module Urenregistratie actief en zijn aan de huidige offerte één of meer boekingen gekoppeld, dan worden de boekingen getoond in dit tabblad. 

 

Dubbelklik op een boeking om deze te openen in Urenregistratie.

 

 

Notities

 

Een notitie kan aan een offerte worden gekoppeld. Dit tabblad toont alle notities die gekoppeld zijn aan de huidige offerte, in omgekeerd chronologische volgorde van aanmaak. Zo verkrijgt u een overzicht van de zaken die spelen of speelden met betrekking tot de huidige offerte. Het tabblad is alleen zichtbaar wanneer de module CRM actief is én er notities aan deze offerte gekoppeld zijn. 

 

Dubbelklik op een regel om de Notitie te openen. Klik op Alleen openstaande notities om alleen de notities te zien die nog niet afgehandeld zijn. Met Overzicht notities roept u het Overzicht van alle aan deze offerte gekoppelde notities op.

 

Maak een nieuwe notitie aan bij de huidige offerte door in de knoppenbalk op Notitie te klikken of op Shift+Ctrl+T te drukken.

 

 

Taken

 

Ook taken kunnen worden gekoppeld aan een offerte. Dit tabblad toont alle taken die gekoppeld zijn aan de huidige offerte, in omgekeerd chronologische volgorde van de geplande aanvang. Het tabblad is alleen zichtbaar wanneer u beschikt over de module CRM én er taken aan de huidige offerte gekoppeld zijn. 

 

Dubbelklik op een regel om de Taak te openen.

 

Klik op Alleen onvoltooide taken om alleen de taken te zien die nog niet voltooid zijn. Met Overzicht taken roept u het Overzicht van alle aan deze offerte gekoppelde taken op.

 

U maakt een nieuwe taak aan bij de huidige offerte door in dit onderdeel op Taak te klikken of op Ctrl+Alt+T te drukken.

 

 

E-mails

 

Beschikt u over de module CRM en zijn aan de huidige offerte één of meer e-mails gekoppeld, dan toont dit tabblad alle e-mails bij de offerte.

 

U koppelt een e-mailbericht aan de offerte door het bericht vanuit het tabblad 'E-mails' in Relatie bekijken naar het eerste tabblad 'Algemeen' of naar dit tabblad te slepen met de muis.

 

Om de inhoud van een e-mailbericht te zien klikt u op de bijbehorende regel. De inhoud wordt dan onderin het tabblad getoond. Mocht het bericht inmiddels verwijderd zijn in Outlook, dan toont het programma hier een foutmelding. 

 

Zijn aan het geselecteerde e-mailbericht één of meer bijlagen gekoppeld, dan worden de bestandsnamen van deze bijlagen bovenaan het inhoudsvenster getoond. Bij iedere bestandsnaam wordt met een afbeelding aangegeven wat voor soort bijlage het betreft. Klik op de bestandsnaam om de inhoud van het bestand te laten tonen in het onderste venster. Klik op 'Bericht' om hier weer de inhoud van de e-mail te laten tonen.

 

Na het selecteren van een bijlage bij een e-mail kan deze bijlage worden opgeslagen naar een bestand met Bijlage opslaan of Shift+Ctrl+S.

 

Met de knop Notitie aanmaken of Shift+Ctrl+T maakt u een nieuwe notitie aan voor de offerte waarbij het geselecteerde e-mailbericht aan de nieuwe notitie wordt gekoppeld.

 

Klik op Taak aanmaken of druk op Ctrl+Alt+T om een nieuwe taak aan te maken voor de offerte en hier de geselecteerde e-mail aan te koppelen.

 

Met E-mail verwijderen uit de lijst aan de rechterzijde van het tabblad of met Shift+Del maakt u de koppeling tussen het geselecteerde e-mailbericht en de huidige offerte ongedaan. Het e-mailbericht zelf wordt niet verwijderd.

 

 

Bijlagen

 

Beschikt u over de module Bijlagen en zijn bij de huidige offerte één of meer bijlagen vastgelegd, dan toont dit tabblad een lijst van deze bijlagen.

 

Bijlagen worden aangemaakt in Bijlagen bewerken met Bijlagen in de knoppenbalk

 

Van iedere bijlage worden de omschrijving, het type bestand en de invoerdatum getoond. Ook wordt aangegeven of een bijlage standaard wordt opgenomen in e-mails van de offerte. Een rode regelkleur geeft aan dat het bijbehorende bestand niet kon worden gevonden.

 

Open een bijlage door op de bijbehorende regel in het overzicht te dubbelklikken met de muis.

 

Met het invoerveld linksboven in het tabblad zoekt u naar een bepaald gedeelte in de omschrijving van de bijlagen; type de zoektekst in en klik op Vernieuwen of druk op F5. Het programma toont dan alleen die bijlagen bij de offerte waarbij de zoektekst voorkomt in de omschrijving.

 

U kunt een e-mailbericht aanmaken met de thans geselecteerde bijlage als 'attachment'. Klik hiertoe op E-mail aanmaken . Deze voorziening is alleen beschikbaar wanneer de instelling 'Versturen via Outlook' is geactiveerd in Computerinstellingen

 

Wilt u een e-mailbericht aanmaken met meerdere bijlagen als 'attachments', klik dan eerst op Bijlagen selecteren . Selecteer de gewenste bijlagen met de selectievakjes aan het begin van iedere regel. Klik vervolgens op op E-mail aanmaken om de e-mail aan te maken.

 

Met de knop Inhoud tonen aan de onderzijde van het tabblad schakelt u het tonen van de inhoud van bijlagen in en uit. Is deze optie actief, dan kunt u de inhoud van iedere bijlage laten tonen door op de bijlage te klikken in het overzicht.