Voorraadbeheer PakbonArtikelen Voorraadbeheer Pakbon
| Inhoud
Artikelregels importeren uit Excel |
In dit onderdeel bewerkt en print u pakbonnen. Dit onderdeel maakt deel uit van de module Meerdere filialen.
| Pagina's
Algemeen | Pakbonregels | Lokaties | Acties | Verwijzingen | Gewicht | Volume | Uren | Notities | Taken | E-mails | Bijlagen |
Een pakbon wordt aangemaakt wanneer artikelen worden verplaatst van het centrale magazijn naar één van de andere filialen. Een pakbon is dus niet bestemd voor een klant of leverancier; het is een interne bon die gebruikt wordt om de overboekingen tussen filialen vast te leggen.
Met Nieuw 
maakt u een nieuwe pakbon aan. Het programma kent hieraan automatisch een nieuw pakbonnummer toe. Dit nummer kan niet worden aangepast. Vervolgens geeft u de bijbehorende relatie op. Deze relatie is doorgaans de beheerder, monteur of bestuurder van het filiaal waarnaar de artikelen worden opgestuurd.
Een bestaande pakbon wordt opgevraagd aan de hand van de relatiegegevens of aan de hand van het bonnummer. Type de betreffende gegevens in de daartoe bestemde invoervelden en druk op Enter. In geval van het bonnummer toont dit onderdeel vervolgens alle pakbonnen in een apart Zoekvenster. De huidige regel wordt gepositioneerd op de bon waarvan het nummer begint met de ingetoetste cijfers. Zoekt u op relatie, klik dan na het opgeven van de gewenste relatie op Openen 
. Alle pakbonnen van die relatie worden dan getoond in een apart zoekvenster.
Naast het zoeken op bonnummer en relatie kan het zoekvenster ook worden geopend op basis van het filiaal van binnenboeken en (een gedeelte van) de verzendwijze of het vrachtnummer. Type of selecteer het filiaal, verzendwijze of vrachtnummer en klik vervolgens op de knop Zoeken 
naast het invoerveld. U kunt gebruik maken van sterretjes om te zoeken op een gedeelte van de verzendwijze of vrachtnummer.
U kunt een pakbon ook opvragen door de pakbon met de muis vanuit een ander venster te slepen naar het invoerveld voor het bonnummer op de pagina Algemeen óf naar de titelbalk aan de bovenzijde van het programmavenster.
Met Laatste 
of Ctrl+L wordt de laatst gemaakte pakbon in het bestand opgevraagd, dit is de bon met het hoogste nummer.
Met Volgende 
en Vorige 
bladert u door het pakbonnenbestand. De volgorde wordt bepaald door het huidige invoerveld. Houd de Alt-toets ingedrukt terwijl u op een knop drukt om expliciet te bladeren op volgorde van pakbonnummer.
U kunt ook pakbonnen opvragen in de historie. Druk hiertoe eerst op Ctrl+H.
Wijzigingen in de huidige bon worden vastgelegd met Opslaan 
. De filiaalvoorraden worden dan automatisch bijgewerkt.
De huidige pakbon wordt geprint met Afdrukken 
(
pakbon).
Met Adresetiket 
of Ctrl+F3 print u een etiket van de relatiegegevens op de huidige pakbon ( adresetiket).
Op de pagina }Bonregels drukt u met Shift+Alt+F3 een artikeletiket af voor het artikel van de geselecteerde pakbonregel.
Vanuit dezelfde pagina kunt u met Shift+Ctrl+P artikeletiketten afdrukken voor één, meerdere of alle bonregels; het onderdeel Artikeletiketten wordt dan gestart. In het Optievenster bij dit onderdeel geeft u aan of u etiketten wilt aanmaken voor de huidige regel of voor alle (geselecteerde) regels.
Met Vernieuwen 
in de knoppenbalk of F5 vraagt u de gegevens van de huidige pakbon opnieuw op. U ziet dan in alle pagina's de actuele gegevens.
Deze functie is alleen beschikbaar wanneer er nog geen gegevens zijn gewijzigd; u dient de wijzigingen dan eerst op te slaan.
Met de optie Bonregels importeren 
in het menu 'Extra' of Ctrl+Alt+O importeert u artikelregels uit een Excelbestand. Er verschijnt een apart venster waarin u het importbestand aangeeft en de kolommen selecteert met de artikelcodes en de aantallen. Artikelcodes die niet voorkomen in het artikelbestand van Order-Direct worden geïmporteerd als een tekstregel met een foutmelding.
Met Instellingen 
of Alt+F9 roept u Instellingen pakbonnen op.
Met E-mail 
of Shift+Ctrl+E maakt u een e-mail bericht aan voor de huidige pakbon. De bon wordt eerst opgeslagen. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u in Computerinstellingen hebt ingesteld dat deze computer e-mail berichten kan versturen (rechtstreeks of via Outlook).
Met SMS-bericht 
of Shift+Alt+M maakt u een SMS-bericht aan met gegevens over de pakbon. De pakbon wordt dan eerst opgeslagen. Het bericht kunt u vervolgens versturen.
Met Agenda 
of Ctrl+Alt+K kunt u de huidige pakbon als een nieuwe afspraak in de agenda van Microsoft Outlook plaatsen. De pakbon wordt hierbij automatisch opgeslagen. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u de instelling 'Microsoft Outlook' in Computerinstellingen hebt geactiveerd voor deze computer.
Klik op Exporteren 
om de inhoud van de pagina 'Bonregels' over te brengen naar een Excel werkmap.
Een ingeladen pakbon wordt verwijderd met Verwijderen 
. Het programma vraagt eerst om een bevestiging. U kunt de bon ook overbrengen naar de historie.
Evenals aan de meeste andere bonsoorten worden aan iedere pakbon een taal, valutasoort en afdeling toegekend. Deze worden gewijzigd met de bijbehorende knoppen in de knoppenbalk. Wanneer u de valutasoort wijzigt worden alle bedragen omgerekend naar de nieuwe valuta met gebruikmaking van de huidige koers zoals ingesteld in de Valutatabel. Wilt u de in deze pakbon gebruikte koers wijzigen, selecteer dan de optie 'Valutakoers wijzigen' in het menu 'Extra' of druk op Alt+6 en geef de gewenste koers in.
Met de module Planning maakt u één of meerdere acties aan voor de huidige pakbon.
Klik hiertoe op de knop Nieuwe actie 
in de rechterbovenhoek op de eerste pagina Algemeen of druk op Ctrl+Alt+A.
De pagina Acties wordt dan geselecteerd met daarin een nieuw aangemaakte actie. U kunt de gegevens van deze actie vervolgens bewerken.
Op de pagina 'Acties' worden ook nieuwe acties toegevoegd en bestaande acties verwijderd.
Met Afsluiten 
of Esc verlaat u het onderdeel.
Mochten er in de pakbonwijzigingen zijn aangebracht, dan vraagt het programma of deze alsnog moeten worden opgeslagen.
Hieronder volgt een beschrijving van alle pagina's in dit onderdeel.
Algemeen
Naast het bonnummer en de relatie worden bij iedere pakbon een aantal andere gegevens bijgehouden; de naam van de filiaalhouder, monteur of bestuurder voor wie de artikelen bestemd zijn, de wijze van verzenden en het vrachtnummer.
Hier geeft u het filiaal op waarnaar de artikelen worden verzonden. Ook het filiaal waarvan de artikelen afkomstig zijn wordt hier getoond. U kunt dit filiaal van afkomst wijzigen met de knop Filiaal 
in de knoppenbalk of Alt+7.
Wanneer u een filiaal selecteert op een nieuwe pakbon waarop nog geen bonregels zijn ingevoerd, dan verzamelt het programma alle (deels) binnen geboekte artikelen die voorkomen op bestelbonnen van hetzelfde filiaal, mits hiervan nog geen andere pakbonnen zijn gemaakt.
Gereed voor verzending: geeft aan of de artikelen op de pakbon gereed zijn om te worden verzonden naar het filiaal van bestemming.
Geleverd: geeft aan of de artikelen op de pakbon op de bestemming zijn geleverd. De artikelen worden dan verwijderd uit de voorraad van het filiaal van levering of van uitvoering en toegevoegd aan de voorraad van het filiaal van bestemming.
PakbonregelsOp deze pagina geeft u de artikelen en opmerkingsregels in.
Van ieder artikel worden het aantal stuks, de code, bestelnummer en omschrijving, en de prijs en korting bijgehouden. De beide laatste gegevens zijn in het geval van een pakbon minder interessant.
Ze worden dan ook niet getoond in de overzichtstabel en bij het printen niet op de pakbon afgedrukt.
Gebruik de toetscombinaties Ctrl+Enter, Ctrl+Ins en Ctrl+Del om een artikel of opmerking respectievelijk toe te voegen, tussen te voegen en te verwijderen. Met Shift+Ctrl+Enter dupliceert u een regel.
U kunt meerdere regels in één keer verwijderen door deze regels te markeren, als volgt: houd Ctrl ingedrukt terwijl u met de muis op de gewenste regels klikt. Deze regels worden dan gemarkeerd. U kunt meerdere aaneengesloten regels markeren met de pijltoetsen Omhoog of Omlaag terwijl u Shift ingedrukt houdt. Met Ctrl+Del worden de gemarkeerde regels verwijderd.
Ook het dupliceren van regels met Shift+Ctrl+Enter kan worden uitgevoerd op gemarkeerde regels.
Tijdens het markeren van regels wordt linksonder op deze pagina steeds het subtotaal van de gemarkeerde regels getoond.
Klik op Omhoog 
en Omlaag 
of druk op Shift+Ctrl+Omhoog en Shift+Ctrl+Omlaag om de huidige bonregel naar boven respectievelijk beneden te verplaatsen.
Met Bonregels sorteren 
of Ctrl+Alt+S kunt u de volgorde van de regels op de bon aanpassen. Hierbij worden de bonregels per groep gesorteerd. Een lege regel fungeert als scheiding tussen twee groepen. De volgorde van de groepen blijft gehandhaafd, alleen de regels binnen een groep worden gesorteerd. Bij gebruik van deze functie verschijnt een apart venster, waarin u aangeeft waarop u wilt sorteren (bijvoorbeeld op artikelcode), welke samenhang er is tussen tekstregels en een artikelregel, en of u oplopend of aflopend wilt sorteren.
Gebruikt u verkoopinformatie bij artikelen dan zet u het tonen van de verkoopinformatie bij een artikelregel aan en uit met Verkoopinformatie tonen/verbergen 
. Deze instelling wordt bewaard per gebruiker en wordt toegepast op alle bonsoorten.
Met de module Externe tabellen kunnen artikelen worden opgevraagd uit één van de externe artikelbestanden. Klik hiertoe op de knop Extern bestand 
aan de rechterzijde van het veld 'bestelnummer' of druk op Shift+Ctrl+F2. Er verschijnt dan een keuzevenster waarin u het gewenste bestand kunt selecteren. Bij het scannen van een barcode zoekt Order-Direct alleen in het geselecteerde externe bestand naar het bijbehorende artikel.
Is op de huidige pakbonregel een prijsafspraak van toepassing dan wordt dit aangegeven met de knop Naar prijsafspraak 
. Klik op de knop of druk op Shift+Ctrl+Alt+F om de prijsafspraak te selecteren; bij de klant in Relatie bewerken of bij een bedrijfssoort in Prijsafspraken bewerken in serie.
Met Machine 
of Shift+Alt+M maakt u een nieuwe machine aan, met gebruikmaking van de gegevens van de machine die als standaardmachine is gekoppeld aan het artikel op de bonregel.
Met Bestellen 
of F9 plaatst u een losse bestelling van het huidige artikel in Bestellingen plaatsen. Druk op Shift+Ctrl+F9 of houdt de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u op Bestellen klikt om bestellingen te plaatsen van alle artikelen op de pakbon.
Met Prijzen inclusief/exclusief BTW 
of Shift+Ctrl+X toont het programma de regel- en totaalbedragen inclusief dan wel exclusief BTW. Deze knop is alleen beschikbaar wanneer de gebruikersinstelling 'BTW-instelling aanpasbaar' actief is.
Druk op Shift+Ctrl+P om etiketten af te drukken van de artikelen op de pakbon in het onderdeel Artikeletiketten. De relatiegegevens en de aantallen op de bon worden overgenomen.
Met Shift+Ctrl+L wordt een lijst aangemaakt van de artikelen op de pakbon in Artikellijsten.
Wilt u wijzigingen aanbrengen in één of meerdere artikelen op de bon, druk dan op Shift+Ctrl+W om het onderdeel Artikelen bewerken in serie op te starten. Na het opslaan van de in dit onderdeel gemaakte wijzigingen worden deze meteen zichtbaar in de pakbon.
Wilt u verzendkosten op de pakbon plaatsen, druk dan op Shift+Ctrl+F. Er verschijnt dan een apart invoervenster waarin u een basisbedrag, een totaalgewicht, en een meerprijs per gewichtseenheid (kg of gram) kunt opgeven. Het programma berekent dan de verzendkosten. Klik op OK of druk op F4 om dit bedrag over te nemen op de pakbon, bij het speciale artikel 'verzendkosten', zoals ingesteld in Artikelinstellingen.
Gebruikt u omzetgroepen dan wijzigt u de standaard omzetgroepen op deze pakbon zoals die zijn overgenomen van de artikelen met Omzetgroep aanpassen 
of Shift+Alt+G. Er verschijnt dan een apart venster waarin u de nieuwe omzetgroep selecteert. U kunt de aanpassing doorvoeren voor de geselecteerde pakbonregel, voor alle pakbonregels of eerst de gewenste regels markeren.
LokatiesOp deze pagina geeft u voor ieder artikel met lokatievoorraden aan van welke lokaties en in welke aantallen het artikel afkomstig is in het filiaal van herkomst en/of voor welke lokaties en in welke aantallen het artikel bestemd is in het filiaal van bestemming.
De pagina is alleen zichtbaar in de module Lokatievoorraden én wanneer er op de pakbon één of meerdere artikelen met lokatievoorraden voorkomen.
ActiesOp deze pagina maakt u nieuwe acties aan voor de pakbon en bewerkt u de gegevens van bestaande acties.
Met Actie toevoegen 
of Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan.
Met Actie dupliceren 
of Shift+Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan met dezelfde gegevens als de huidige actie.
Met Actie tussenvoegen of Ctrl+Ins voegt u een nieuwe actie tussen op de huidige positie in de lijst.
Met Actie verwijderen 
of Ctrl+Del verwijdert u de huidige actie.
Klik op een actie in de lijst om de actiegegevens te bekijken. U kunt de gegevens vervolgens bewerken in het deelvenster aan de rechterzijde.
Verwijzingen
GewichtOp deze pagina wordt van ieder artikel op de pakbon het gewicht getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale gewicht van alle artikelen op de bon vermeld.
Deze pagina verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het gewicht van artikelen te registreren (instelbaar in het onderhoudsprogramma, in Artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de pakbon het gewicht is ingevuld.
VolumeOp deze pagina wordt van ieder artikel het volume getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale volume (in kubieke meters) van alle artikelen op de pakbon vermeld.
Deze pagina verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het volume van artikelen te registreren (instelbaar in het onderhoudsprogramma, in het onderdeel Artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de bon het volume is ingevuld.
UrenIs de module Urenregistratie actief en zijn aan de huidige pakbon één of meer boekingen gekoppeld, dan worden de boekingen getoond op deze pagina.
Dubbelklik op een boeking om deze te openen in Urenregistratie.
NotitiesEen notitie kan aan een pakbon worden gekoppeld. Deze pagina toont alle notities die gekoppeld zijn aan de huidige bon in omgekeerd chronologische volgorde van aanmaak. Zo verkrijgt u een overzicht van de zaken die spelen of speelden met betrekking tot de huidige pakbon.
De pagina is alleen zichtbaar in de module CRM én wanneer er notities aan deze bon gekoppeld zijn. Dubbelklik op een regel in de tabel om de Notitie op te vragen.
U wijst een nieuwe notitie aan de huidige pakbon toe door vanuit dit onderdeel op Notitie 
te klikken of op Ctrl+Shift+T te drukken.
TakenDeze pagina toont de taken die aan de huidige pakbon zijn gekoppeld.
E-mailsBeschikt u over de module CRM en zijn aan de huidige pakbon één of meer e-mails gekoppeld, dan toont deze pagina alle e-mails bij de pakbon.
U koppelt een e-mailbericht aan de pakbon door het bericht vanuit de pagina 'E-mails' in Relatie bekijken naar de eerste pagina 'Algemeen' of naar deze pagina te slepen met de muis.
Om de inhoud van een e-mailbericht te zien klikt u op de bijbehorende regel. De inhoud wordt dan aan de rechterzijde van de pagina getoond. Mocht het bericht inmiddels verwijderd zijn in Outlook, dan toont het programma hier een foutmelding.
Zijn aan het geselecteerde e-mailbericht één of meer bijlagen gekoppeld, dan worden de bestandsnamen van deze bijlagen bovenaan het inhoudsvenster getoond. Bij iedere bestandsnaam wordt met een afbeelding aangegeven wat voor soort bijlage het betreft. Klik op de bestandsnaam om de inhoud van het bestand te laten tonen in het onderste venster. Klik op 'Bericht' om hier weer de inhoud van de e-mail te laten tonen.
Na het selecteren van een bijlage bij een e-mail kan deze bijlage worden opgeslagen naar een bestand met Bijlage opslaan 
of Shift+Ctrl+S.
Met de knop Notitie aanmaken of Shift+Ctrl+T maakt u een nieuwe notitie aan voor de pakbon waarbij het geselecteerde e-mailbericht aan de nieuwe notitie wordt gekoppeld.
Klik op Taak aanmaken 
of druk op Ctrl+Alt+T om een nieuwe taak aan te maken voor de pakbon en hier de geselecteerde e-mail aan te koppelen.
Met E-mail verwijderen uit de lijst 
of Shift+Del maakt u de koppeling tussen het geselecteerde e-mailbericht en de huidige pakbon ongedaan. Het e-mailbericht zelf wordt niet verwijderd.
BijlagenBeschikt u over de module Bijlagen en zijn bij de huidige pakbon één of meer bijlagen vastgelegd, dan toont deze pagina een lijst van deze bijlagen.
Bijlagen worden aangemaakt in Bijlagen bewerken met Bijlagen in de knoppenbalk.
Van iedere bijlage worden de omschrijving, het type bestand en de invoerdatum getoond. Ook wordt aangegeven of een bijlage standaard wordt opgenomen in e-mails aan de relatie. Een rode regelkleur geeft aan dat het bijbehorende bestand niet kon worden gevonden.
Open een bijlage door op de bijbehorende regel in het overzicht te dubbelklikken met de muis.
Met het invoerveld linksbovenaan de pagina zoekt u naar een bepaald gedeelte in de omschrijving van de bijlagen; type de zoektekst in en klik op Vernieuwen 
of druk op F5. Het programma toont dan alleen die bijlagen bij de pakbon waarbij de zoektekst voorkomt in de omschrijving.
U kunt een e-mailbericht aanmaken met de thans geselecteerde bijlage als 'attachment'. Klik hiertoe op E-mail aanmaken . Deze voorziening is alleen beschikbaar wanneer de instelling 'Versturen via Outlook' is geactiveerd in Computerinstellingen.
Wilt u een e-mailbericht aanmaken met meerdere bijlagen als 'attachments', klik dan eerst op Bijlagen selecteren 
. Selecteer de gewenste bijlagen met de selectievakjes aan het begin van iedere regel. Klik vervolgens op op E-mail aanmaken om de e-mail aan te maken.
Met de knop Inhoud tonen 
schakelt u het tonen van de inhoud van bijlagen in en uit. Is deze optie actief, dan kunt u de inhoud van iedere bijlage laten tonen door op de bijlage te klikken in het overzicht.